11sep/15

Hej Verden!

Af Thomas Holberg

Offentlige myndigheder har i nogle tilfælde pligt til at journalisere kommunikation med borgerne. Men gælder det også på facebook? Nogle myndigheder journaliserer deres aktiviteter på facebook, mens andre mener, at det ikke er nødvendigt.

 

Her for et par måneders tid siden var jeg til temadag om offentlig kommunikation. Det var en god dag med mange gode og spændende oplæg. Et af disse handlede om Kolding Kommunes erfaringer med facebook. (Læs mere om dem her:http://www.kommunikationsforum.dk/artikler/kommunen-paa-facebook.)  Til stede i salen var flere andre kommuner, så der var basis for en god snak om best pratice osv.  Til dagligt arbejder jeg i en selvejende institution i staten, og en af mine bevæggrunde for at deltage var, at jeg gerne ville høre mere om, hvordan andre offentlige myndigheder arbejder med sociale medier.

En af mine konklusioner den dag var, at der hersker stor uklarhed og ikke mindst forskellige praksis, når det gælder offentlige myndigheders journalisering af deres aktiviteter på facebook. Nogle kommuner journaliserer slet ikke, andre journaliserer, når de sletter et indlæg, mens en organisation som Rigspolitiet mener, at man skal journalisere alt. (Læs mere om politiets erfaringer med facebook her:http://www.kommunikationsforum.dk/artikler/politiet-paa-facebook).

Digital kommunikation og lovgivningen

Når du arbejder med kommunikation i det offentlige, så er der en lang række lovgivninger og bestemmelser, som du skal overholde. Og det er ikke altid helt let. Det ville være synd at sige, at lovreformarbejdet her foregår i samme tempo som udviklingen på det digitale område. Tingene hænger ikke særlig godt sammen, og det skaber nogle udfordringer for alle de stakler – incl. undertegnede – der i praksis skal forsøge at arbejde med alt dette.

Persondataloven

For det første så rummer persondataloven (https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=828) nogle bestemmelser omkring behandlingen og opbevaring af personfølsomme oplysninger, som sætter grænser for, hvad vi i det offentlige må på facebook. (vær for øvrigt opmærksom på, at persondataloven også gælder for private virksomheder) F.eks. betyder det, at jeg bliver nødt til at henvise dig til at ringe, hvis du f.eks. fortæller mig noget personfølsomt som f.eks. din helbredstilstand. Og det er jo lidt træls, da hele idéen med facebook er, at man er privat, personlig og konkret. Sociale medier og persondataloven er bare inkompatible størrelser.

Selv om jeg ikke på facebook kan forholde mig direkte til dine personfølsomme oplysninger, så er det stadig nogle ting, som jeg kan gøre:

  • Selvom jeg ikke må svare, kan jeg jo stadig modtage personlige/personfølsomme oplysninger, som jeg som myndighed bør eller i nogle tilfælde skal reagere på.
  • Det er heller ikke noget til hinder for, at jeg giver generel vejledning om lov og regler,
  • Eller informere om helt almindelige praktiske ting.

Men hvad så med pligten til at tage notat. Hvordan ser det ud i disse tilfælde?

Notatpligt

Mit indtryk – som også blev bekræftet på K-dagen – er, at der er rimelig styr på det med persondataloven. Til gengæld er der ikke helt enighed om, hvorvidt man skal journalisere den kommunikation, man har på facebook, eller ej.

Og det er ret forståeligt. Jeg har et stykke tid forsøgt at finde et klart svar på problemstillingen, men svaret synes at afhænge af, hvor streng en juridisk fortolkning man vælger at anlægge. (Derfor vil det være dejligt, hvis du vil kommentere på dette indlæg og fortælle nærmere om, hvordan I gør, og hvordan I fortolker spørgsmålet.)

Som offentlige myndigheder har vi jf. offentlighedslovens § 6 (https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=59474) pligt til at tage notat, når vi træffer afgørelse i en sag.  Og selv om man ikke kan afvise, at man på facebook får oplysninger i sager, hvor man træffer afgørelse, så er det næppe den typiske problemstilling.

Ulovbestemt notatpligt

Imidlertid har folketingets ombudsmand udtalt, at det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed – uanset om der er tale om en afgørelsessag – laver et notat af ekspeditioner af væsentlig betydning for behandlingen af en sag. Fra ”Notat efter god forvaltningsskik”, pkt. 5, s. 416 f:

”Endvidere følger det af en ulovbestemt forvaltningsretlig grundsætning (jf. pkt. 4 ovenfor), at der også består en pligt til at tage notat af ’alle væsentlige ekspeditioner i en sag’ i såvel afgørelsessager som i ’traditionelle’ administra­tive sager, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren, og hvor det er naturligt og ønskeligt, at der stilles krav om, at der tages notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt”

Og så bliver den straks meget mere vag. For det første gælder notatpligten også i administrative sager, men du skal også vurdere, hvad der er væsentlige oplysninger, og om det kan være nødvendigt. Den version giver selvsagt et spillerum for fortolkning – også fordi det kan være svært på forhånd at gøre, hvad der er væsentligt eller ej.

Offentlige myndigheder bør journalisere kommunikation på facebook

For mig at se betyder det, at der samlet set er tungtvejende grunde til at journalisere al sin aktivitet på facebook. I en presset hverdag virker det sikkert ikke som verdens vigtigste opgave at journalisere henvendelser, der typisk handler om, hvorfor skraldemanden ikke har sat pose på.  Men hvad med den situation, hvor en af kommunens unge borgere spørger ind til reglerne for kontanthjælp, og vi begynder at vejlede bredt om reglerne. Skæbnen vil måske, at han forstår svaret som et afslag (selvom det ikke er det), hvorfor han kontakter sin handicaporganisation. Ville vi så ikke gerne kunne dokumentere, både hvad han som borger og vi som myndighed har skrevet og gjort? Eller hvad i det hele taget med den vejledning og rådgivning, som vi giver på facebook?  Har vi ikke som offentlige myndigheder ikke et ansvar for den rådgivning, og forudsætter det rådgiveransvar ikke, at vi dokumenterer vores rådgivning? Eller hvad med de tilfælde, hvor vi pga. af vores facebookpolitik bliver nødt til at slette et indlæg? Er det ikke også nødvendigt, at vi kan dokumentere, hvorfor vi har slettet indlægget.

Journalisering på FB og persondataloven

Som nævnt indledningsvis er der nogle kommuner, der manuelt journaliserer dele af deres facebook aktiviteter. Sad jeg med ansvaret for en offentlig facebook-side, så ville jeg foretrække, at opgaven blev løst systematisk. Det er det nemmeste og sikkert også det billigste. F.eks. ved jeg, at Rigspolitiet, som bruger Komfo til at drive deres facebook, har fået udviklet systemet således, at det mere eller mindre automatisk laver en journal af facebook-aktiviteten.

Men hvis nu beslutter os for at journalisere vores aktiviteter på facebook, så er der imidlertid andre ting, som vi skal være opmærksomme på. Ifølge persondataloven må man ikke edb-registrere personfølsomme såvel som almindelige oplysninger om borgeren uden at først informere vedkommende om det. Nu kan man med nogen ret hævde, at det synes at være omsonst at oplyse borgeren om edb-registrering al den stund, at borgeren jo på facebook selv foretager en edb-registrering. Og rent faktisk rummer persondataloven også bestemmelser om, at vi ikke skal oplyse borgeren om edb-registreringen, hvis borgeren i forvejen er bekendt med registreringen – jf. § 28, stk. 2 og § 29 stk. 2 Link til persondataloven: https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=828. Til gengæld siger Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 (punkt 2.3.1.1)http://www.krim.dk/undersider/straffuldbyrdelse/sagsbehandling-straffuldbyrdelse/fuldmagtskrav-datatilsynet-vejl-126-2000-registreredes-rettigheder.htm, at vi skal gøre det, hvis vi er i tvivl) Og måden, vi kan være sikre på, at borgeren ikke er i tvivl er – rigtig gættet J – ved at oplyse ham/hende om, at vi edb-registrerer, sådan vælger mange i hvert fald at løse det problem.

For mig at se opstår problemet, når vi journaliserer vores facebook-aktivitet i et andet IT-system end facebook. (og det vil jo være konsekvensen). Borgeren ved, at hans eller hendes oplysninger ligger på facebook, men de tænker ikke nødvendigvis over, at oplysningerne også ligger i kommunens system. Så hvis man vælger at journalisere alt, så bør man også informere om det på sin facebook-side, tænker jeg i i hvert fald.

Hvad gør du?

Min konklusion på alle dette er, at lige børn leger bedst – facebook og lovgivning er ikke lige børn, og alt dette juristeri er bestemt ikke nogen leg. Som nævnt indledningsvis så håndterer vi disse udfordringer vidt forskelligt i den offentlige sektor. Jeg er, som det fremgår, heller ikke 100 % sikker på, hvad der er op og ned i denne sag. Derfor kunne det være fint, hvis du herunder ville lade en bemærkning falde om, hvordan I ser på dette spørgsmål, og hvordan I gør.